ЛАЙН - Автоматизация бизнеса
Москва, ул. Арбат 54/2 стр.1, оф 203
8 (800) 550 86 43
Пн - Пт: с 10:00 до 19:00
Заказать звонок

10 инструментов Битрикс24 для организации удаленной работы

Как с помощью CRM-системы быстро и безболезненно организовать удаленную работу? Рассмотрим 10 инструментов Битрикс24, которые помогут вам перейти на удаленку.

Как и занятость в офисе, удаленная работа нуждается в определенных механизмах для ее правильной и быстрой организации в компании. Существуют сотни программ, которые помогают организовать работу из дома, но пользоваться даже двумя-тремя сервисами разом может быть весьма затратно в финансовом плане и не рационально из-за неудобства использования сразу нескольких разрозненных программ. Давайте разберемся как Битрикс24 объединяет большое количество инструментов в одном интерфейсе, и предоставляет возможность быстро наладить дистанционное взаимодействие внутри организации.

Отлаживаем внутренние коммуникации

Первоочередная цель при реорганизации компании и переводе ее на частичную, либо полную удаленную деятельность — отладить все внутренние связи между персоналом, отделами, руководством. Важность коммуникаций и их фундаментальность в жизнедеятельности бизнеса сложно недооценить. Какие возможности Битрикс24 помогут наладить этот важнейшую область?

Чат — основной и стандартный инструмент в Битрикс24, делится он на два типа: открытый и закрытый. В открытый чат может вступить любой сотрудник, например открытым может быть общий чат с новостями, где сообщается информация для всего персонала. Закрытый чат может быть создан для контактов конкретного отдела, либо для общения в рамках реализуемого проекта, где должны быть задействованы только ответственные лица.

Чат обладает всеми характеристиками присущими современным мессенджерам, таким как WhatsApp или Telegram: стили оформления текста, "эмодзи", цитирование, аудиосообщения, прикрепление файлов, упоминание участников чата, оповещения.

Чатом Битрикс24 можно пользоваться как на портале из браузера, так и на смартфонах или планшетах с помощью приложения для Android и iOS, а также с помощью десктопного приложения для Mac OS, Windows и Linux. Такая доступность на обширной линейке устройств позволяет всегда оставаться на связи и вовремя получать уведомления о входящих сообщениях.

Проведение конференций

В дополнение к вышеперечисленным особенностям чата хочется выделить еще одну отдельно — это видеосвязь. Видеозвонки — прекрасно подходят для проведения деловых встреч на расстоянии. Проводите совещания и конференции прямо из дома, но не забудьте накинуть рубашку перед видеозвонком).

Совершать звонки один-на-один возможно как в браузере и десктопном приложении, так и со своего мобильного. Помимо очных видеовстреч, можно использовать групповые видеочаты до 12 участников. Видеоконференции находятся в доступе только в закрытых чатах.

 

Также видеосвязь в чатах позволяет демонстрировать экран, а значит вы будете не просто лицезреть ваших коллег, но и показывать заготовленную презентацию или любые другие интерактивные материалы.

Функциональность чата Битрикс24 в проведении групповых конференций отлично справляется с задачей по отладке коммуникаций во время удаленной работы. Более того, все вышеперечисленные функции способны заменить вам множество отдельных сервисов таких как: Skype, Slack, Zoom и т.д.

Контроль над задачами

После того, как взаимодействия налажены, наступает момент перехода к следующему этапу — постановке задач и контролю их исполнения. Битрикс24 располагает полноценными настройками для детального создания и делегирования задач. Давайте их рассмотрим.

Кроме названия и описания вы можете назначать ответственного и нескольких соисполнителей, если за исполнение поручения отвечает не один сотрудник. Также добавляются и наблюдатели — люди, которые обязаны следить за ходом выполнения задачи. Помимо прочего присутствует возможность указывать и самого постановщика.

Каждая задача имеет гибкую систему контроля времени. Вы можете устанавливать срок начала и окончания работ, устанавливать фиксированное время, либо включить опцию учета времени.

Важная функциональная особенность — чек-листы. К одной задаче вы можете прикрепить несколько чек-листов, в каждом из которых может быть неограниченное количество пунктов. Для всех чек-листов и пунктов в них можно назначать важность и ответственного, который получит соответствующее уведомление.

Задачи в Битрикс24 разбиваются по проектам. Проекты могут быть как касающиеся вашей внутренней деятельности (например запуск нового сайта), так и проекты для клиентов. Проект делает возможным объединение задач между собой, выстраивание диаграммы Ганта, если она используется вами, ограничивание прав доступа пользователей с привязкой к другому конкретному проекту.

Все действия и изменения по задачам фиксируются в истории, что помогает отслеживать активность. И конечно же в задачах есть комментарии, которые способствуют коллективному обсуждению.

Для руководителей предусмотрены отчеты по эффективности выполнения задач работниками: затраченное время, количество открытых, закрытых и просроченных задач с выборкой за определенный временной период.

Налаживание работы с клиентской базой

Контакты отлажены, задания распределены, пора задуматься о хранении и взаимодействии с базой клиентов. Почти каждый второй знает, что такое CRM, тем не менее какие только чудеса не встречаются на опыте. Десятками Excel-таблиц, в которых хранятся записи последних 15 лет уже никого не удивишь — это повсеместно. Самый необычный кейс, встреченный нами — описание каждого разговора с клиентом в отдельных файлах обычного Блокнота в компьютере, и это при настроенной IP-телефонии.

CRM (Customer Relationship Management) хранит не только базу, но и всю историю общения с клиентами. Наличие заявок и заказов в системе, помогает выстраивать все аналитические отчеты, выявлять слабые места в продажах и увеличивать KPI (Key Performance Indicators или КПЭ — ключевые показатели эффективности).

Порой записать на бумаге или в таблице Excel какую-то информацию выходит быстрее, но в этом нет главной составляющей процесса взаимодействия с клиентами — структуры. Ведение заказчиков в CRM-системе, во-первых, дает возможность хранить все данные в едином информационном пространстве, во-вторых, покрывает частые страхи, что клиентская база может быть украдена уволенным работником, а в-третьих, создает четкую структуру и заложенные этапы взаимодействия с клиентом. И этот список можно продолжать довольно долго.

CRM-система предоставляет вам потенциал видеть полную картину мира продаж и работы с клиентами, а также повышать результативность ваших менеджеров с помощью эффективных инструментов. Какая же еще функциональность присутствует в нашей системе управления?

Контакт-центр в Битрикс24

Контакт-центр — это набор каналов связи, которые можно соединить с CRM. Подключить можно не только самые популярные каналы связи — почту и IP-телефонию, но и ряд других интернет-каналов. Присутствует интеграция с группами Вконтакте и Facebook, бизнес-аккаунтом Instagram, площадкой объявлений Avito, мессенджерами Viber, Telegram, WhatsApp, WeChat, а также Skype, Slack и другими сервисами.

Вы можете установить онлайн-чат Битрикс24 на сайт, и ваши клиенты смогут общаться с менеджерами в онлайн. Виджет онлайн-чата очень разнообразен в своих визуальных и функциональных настройках, которые посодействуют более эффективному взаимодействию с посетителями. Также существует встраивание форм обратной связи, данные из которых сразу же попадают в CRM-систему. Все перечисленные функции интеграции устанавливаются на любую платформу и на любой сайт.

Коммуникационные каналы, о которых было сказано ранее теперь не останутся необработанными сообщениями на устройствах менеджеров, а будут централизованно собираться в вашей CRM-системе. Ни одна заявка не будет упущена, вы всегда сможете делегировать их другому менеджеру, сохранив при этом всю историю взаимодействий с заказчиком.

Календарь в Битрикс24

Календарь — всем знакомый и любимый ежедневник. Он хранит в себе все спланированные встречи, звонки и списки с задачами. Портал будет напоминать вам каждый день о том, какие задания у вас запланированы и кто из клиентов ожидает вашего письма, таким образом вы с меньшей вероятностью забудете о своих договоренностях.

Календарь полностью синхронизируется со смартфонами и планшетами, Google календарем и другими программами, поэтому вы можете держать все напоминания в любом удобном для вас месте и формате.

Также вы сможете смотреть календари других работников, видеть их загрузку, события и мероприятия на неделю, месяц или любой другой отрезок времени. Эта особенность способствует оценке занятости менеджеров и равномерному распределению нагрузки, что важно для руководителей.

Совместное распоряжение файлами

В Битрикс24 есть Диск, который допускает общий доступ к файлам. Вы можете создавать папки, загружать документы любого формата, прикреплять файлы к задачам и элементам CRM.

Внутри Битрикс24 можно редактировать некоторые файлы, также это делается и в сторонних сервисах, например, в интегрированном Google Docs, имеющим функцию совместного редактирования в реальном времени.

Централизованное хранение файлов способствует нахождению всех необходимых документов под рукой. Вы в любой момент сможете их скачать или отправить как из CRM, так и с мобильного устройства.

Битрикс24 Диск допускает гибкие настройки прав, благодаря чему доступ к файлам и разделам можно давать как определенным отделам, так и работникам в частности.

База знаний организации

Встроенная "База знаний” представляет собой красиво оформленные страницы со всей важнейшей вам информацией, это могут быть: инструкции, регламенты, статьи, позволяющие обмениваться опытом.

С актуальными обновлениями системы появляется умение "встраивать” базу знаний в любую часть системы — например, в разделе "CRM" может быть своя инструкция, а в разделе с задачами своя.

Нужно отметить, что база знаний особенно значима в условиях работы из дома. Все сотрудники, в том числе и новые, могут в любой момент получить важную информацию. Это упрощает процесс, и снижает затраты на обучение персонала.

Работайте удаленно с любого устройства

Битрикс24 существует как в веб-формате, где вы работаете через любой браузер, так и в виде мобильного приложения. Приложение помогает оставаться на связи, участвовать в обсуждениях, просматривать, выполнять и делегировать задачи, работать с клиентской базой, находить необходимые файлы в диске, просматривать календарь, а также совершать видеозвонки.

По статистике все больше людей (а если быть точными, то число приближается к 70 процентам) предпочитают работать именно со смартфона или планшета. Битрикс24 полностью удовлетворяет этот запрос. Мобильное приложение абсолютно бесплатное и настраивается за минуту, для этого нужно всего лишь ввести ваш логин и пароль от Битрикс-аккаунта. Оставайтесь доступны и работайте с порталом даже когда у вас нет доступа к компьютеру. Все инструменты для совместной эффективной работы уже есть в вашем кармане.

Автоматизируйте рутину

Хочется закончить обзор инструментария бизнес-процессами. Ими пропитана вся деятельность от закупа канцелярии до подписания актов с заказчиками. Это крайне важный раздел, тем не менее представлен последним, потому что он требует дополнительных настроек. Настраивание может занимать от одного дня до нескольких месяцев, в зависимости от сложности и количества процессов. Давайте рассмотрим примеры того, что такое бизнес-процессы в Битрикс24, и какие из них настраиваются день-в-день.

Автоматизация в рамках Битрикс24 вообще не имеет ограничений. Есть стандартные инструменты автоматизации и конструктор бизнес-процессов, есть роботы — очень простые в понимании блоки, ну а еще возможно дописать любой программный код, который позволит буквально запускать ракеты на Марс не выходя из вашей CRM-системы.

Из стандартных вариантов, которые очень просто настраиваются можно отметить:

  • автоматическую постановку задач, в том числе шаблонных;
  • отправку sms и e-mail сообщений (например напоминания о записи);
  • постановку заданий о необходимости перезвонить или назначить встречу клиенту;
  • утверждение документов;
  • распределение поручений, заявок, лидов равномерно между сотрудниками в автоматическом режиме;
  • запуск таргетированной рекламы в соцсетях и рекламных площадках для лидов попадающих в CRM.

Бизнес-процессы — это крайне интересное направление, которое: оптимизирует трудозатраты, повышает эффективность, избавляет от повторяющихся рутинных действий, улучшает качество предоставляемых услуг и выпускаемой продукции, налаживает коммуникации и содействует совершению повторных продаж.

Бизнес-процессы имеются в облачных бизнес-тарифах - "Команда” и "Компания”, а также во всех коробочных версиях продукта. Подробнее о разнице между облачными тарифами и коробочными версиями вы можете почитать в нашей статье "Битрикс 24: облако или коробка?".

Битрикс24 заменяет огромное количество инструментов, которые по-отдельности в расчете на одного сотрудника обойдутся дороже, чем тарифный план Битрикс24 для целой компании. Давайте рассмотрим пример: мессенджер Slack для внутренних коммуникаций обойдется в 650 р/месяц за одного человека, таск-менеджер (управление задачами) Asana — 1050 р/месяц за одного работника, Dropbox для совместной работы с файлами 975 рублей за месяц для одного сотрудника и CRM-система отдельно, например Pipedrive 1170 рублей в месяц опять же за одного человека, всё вместе = 3845 рублей в месяц в расчете за одного сотрудника. В Битрикс24 всю перечисленную функциональность и даже больше вы можете получить оплачивая от 690 рублей в месяц за одного человека. Эта разница весома как с финансовой точки зрения, так и в плане удобства, ведь все инструменты находятся в одном месте.

Подытоживая, хочется отметить, что Битрикс24 включает все необходимые функции как для штатной, так и для удаленной работы бизнеса. Система позволяет вам работать как над повышением эффективности внутри организации, так и над постоянным улучшением качества предоставляемых услуг и производимых товаров. Перечисленные 10 инструментов являются лишь частью возможностей CRM-системы Битрикс24, которые постоянно пополняются, а их взаимосвязь заменяет десяток программных продуктов. Желаем вам удачной и эффективной деятельности, вне зависимости от того находитесь ли вы в офисе или работаете из дома!

Оставьте заявку прямо сейчас